Business Continuity Plan: zekerheid nodig voor IT-incidenten?

Wanneer een organisatie onverwachts te maken krijgt met een cyberaanval of een grote storing, stopt de dagelijkse operatie direct. IT-risk-, audit- en securitymanagers weten hoe kostbaar downtime is. Denk bijvoorbeeld aan productieverlies of schade aan de reputatie bij klanten. Om deze schade te beperken, stelt u een Business Continuity Plan (BCP) op. Zo’n plan helpt u om bij een incident snel weer operationeel te zijn. Een sterk plan beperkt schade en versterkt vertrouwen bij stakeholders. Maar wat houdt een goed Business Continuity Plan precies in?

Wat is een Business Continuity Plan precies?

Een Business Continuity Plan is een praktisch document. Hierin beschrijft u hoe uw bedrijf blijft werken als er iets (ernstigs) gebeurt. Denk hierbij aan cyberincidenten, stroomuitval of fysieke schade zoals brand of wateroverlast. Het BCP is geen rampenplan dat alleen vertelt hoe medewerkers veilig een gebouw verlaten. Het is ook geen IT-noodplan dat alleen over servers en herstel gaat. Het BCP gaat juist over het snel hervatten van belangrijke bedrijfsactiviteiten.

Dit plan maakt onderdeel uit van het grotere proces dat Business Continuity Management heet. De internationale standaard ISO 22301 biedt daarvoor richtlijnen. Met deze richtlijnen kunt u aantonen dat uw organisatie voorbereid is om tijdens storingen de belangrijkste activiteiten voort te zetten. Voor auditors is dat extra belangrijk, omdat zij vaak controleren of bedrijven voldoen aan eisen vanuit bijvoorbeeld de GDPR of ISO 27001.

Zie het als een draaiboek: iedereen weet precies wat hij moet doen bij een storing. Daardoor raakt niemand in paniek en ligt uw organisatie zo kort mogelijk stil.

Waarom heeft u een goed plan nodig?

Zonder Business Continuity Plan loopt uw organisatie grote risico’s. De gevolgen van een IT-incident of andere ernstige storing kunnen namelijk fors zijn. Denk aan verloren inkomsten, dure reparaties of negatieve aandacht in de media. Het gebrek aan een duidelijk plan zorgt vaak voor chaos. Hierdoor duren herstelwerkzaamheden langer en stijgen de kosten snel.

Met een goed opgesteld plan reageert uw organisatie sneller en slimmer op problemen. U verkleint downtime en behoudt het vertrouwen van klanten en leveranciers. Veel bedrijven zien ook voordelen op het gebied van compliance. Bijvoorbeeld doordat ze kunnen aantonen dat ze voldoen aan wettelijke eisen en certificeringen zoals ISO 27001.

Zo ervoer een groot softwarebedrijf vorig jaar flinke schade omdat hun data onbereikbaar was na een cyberaanval. Klanten konden dagenlang niet bij hun gegevens. Dit leidde niet alleen tot financiële schade, maar ook tot verlies van vertrouwen. Een vooraf goed getest BCP had deze schade aanzienlijk beperkt. Auditors kijken daarom actief naar de kwaliteit en aanwezigheid van zulke plannen.

Het verschil tussen BCP, noodplan en Disaster Recovery Plan

Een Business Continuity Plan (BCP) lijkt op het eerste gezicht op een noodplan of Disaster Recovery Plan (DRP). Toch verschillen deze drie duidelijk van elkaar.

Een noodplan beschrijft hoe uw organisatie reageert op een acute noodsituatie. Denk aan brand, gaslek of evacuatie van personeel. Dit gaat vooral over directe veiligheid, zoals het evacueren van medewerkers of inzetten van bedrijfshulpverleners. Een noodplan regelt dus vooral de eerste hulp tijdens een crisis, maar vertelt niet hoe bedrijfsactiviteiten daarna worden hervat.

Een Disaster Recovery Plan richt zich vooral op het herstel van IT-systemen na ernstige problemen. Bijvoorbeeld wanneer servers uitvallen of data beschadigd raken. Zo’n plan beschrijft gedetailleerd hoe uw organisatie data terugzet, systemen opnieuw start en IT-diensten herstelt. Maar het blijft beperkt tot IT en vertelt minder over bedrijfsvoering als geheel.

Een Business Continuity Plan gaat een stap verder. Het beschrijft duidelijk hoe u de belangrijkste processen zo snel mogelijk weer opstart. Het omvat niet alleen IT-herstel, maar ook praktische zaken zoals alternatieve locaties, personeelsplanning en communicatie met klanten en leveranciers.

Vergelijk het met een brand in een keuken: het noodplan zorgt ervoor dat iedereen veilig buiten staat. Het DRP zorgt ervoor dat apparatuur wordt vervangen en de keuken opnieuw werkt. Maar het BCP zorgt ervoor dat u al snel weer kunt koken, misschien tijdelijk op een andere plek, zodat het restaurant snel weer open kan.

Hoe maakt u een praktisch Business Continuity Plan?

Een effectief BCP maken is een overzichtelijk proces. Hieronder leest u hoe u stapsgewijs zo’n plan maakt. Dit zijn stappen die goed aansluiten bij audits en waar IT-managers duidelijkheid uit halen.

Stap 1: Welke processen zijn onmisbaar? (Business Impact Analyse)

Begin met vaststellen welke processen essentieel zijn voor uw bedrijf. Dit heet een Business Impact Analyse (BIA). Maak hiervoor een overzicht van alle activiteiten binnen uw bedrijf en bepaal hoe belangrijk ze zijn. Vraag uzelf af:

• Wat gebeurt er als deze activiteit stopt?
• Hoe lang kan mijn organisatie zonder deze activiteit?
• Welke processen moeten binnen een paar uur weer draaien?

Ook beoordeelt u mogelijke risico’s zoals cyberincidenten, stroomuitval of verlies van belangrijke leveranciers. Interne audit-afdelingen controleren vaak of deze analyses volledig zijn, omdat ze de basis vormen voor het hele plan.

Stap 2: Kies maatregelen om risico’s kleiner te maken

Heeft u eenmaal helder welke processen belangrijk zijn, dan bepaalt u hoe u deze beschermt. Denk bijvoorbeeld aan het maken van regelmatige back-ups, het klaarzetten van extra apparatuur of afspraken maken met andere leveranciers. Stel bij elke belangrijke activiteit de vraag:

• Wat hebben we nodig om snel weer operationeel te zijn?
• Welke maatregelen voorkomen dat processen stilvallen?

Leg alles duidelijk vast. Auditoren letten namelijk specifiek op hoe concreet en compleet uw maatregelen zijn. Goede documentatie is daarom belangrijk voor compliance én praktische uitvoering tijdens een incident.

Stap 3: Stel een crisisteam samen en regel communicatie

Een duidelijk crisisteam is onmisbaar. Stel vast wie wat doet bij een calamiteit. Kies bijvoorbeeld een crisismanager (vaak de CISO of ISO), een verantwoordelijke voor communicatie en iemand voor technisch herstel. Leg vast wie bevoegd is beslissingen te nemen, zoals wanneer het plan wordt gestart.

Zorg ook voor heldere communicatie. Hoe informeert u klanten, medewerkers en leveranciers? Zorg dat iedereen weet hoe informatie verspreid wordt. Denk hierbij aan:

• Wie informeert de medewerkers?
• Welke kanalen gebruiken we om klanten op de hoogte te houden?

Deze rolverdeling geeft duidelijkheid en rust bij calamiteiten en voorkomt dat er tijd verloren gaat. Auditors waarderen een heldere verdeling van verantwoordelijkheden.

Stap 4: Uitwerken van herstelprocedures

Het hart van uw Business Continuity Plan zijn duidelijke herstelprocedures. Deze procedures geven precies aan hoe belangrijke activiteiten weer snel kunnen starten na een calamiteit. U werkt per activiteit gedetailleerd uit:

• Welke stappen zijn nodig om systemen opnieuw op te starten?
• Wie voert deze stappen uit?
• Welke middelen, zoals hardware, software of werklocaties, zijn noodzakelijk?

Bijvoorbeeld: als uw datacenter uitvalt, beschrijft u hoe systemen via een andere locatie weer online komen. Of stel dat uw hoofdkantoor onbruikbaar raakt door brand, dan legt u vast hoe en waar medewerkers snel kunnen werken.

Auditors bekijken vooral of herstelprocedures compleet en haalbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat deze stappen niet alleen theoretisch zijn, maar ook getest en bewezen werken.

Stap 5: Zorg dat iedereen het plan kent

Zelfs het beste plan werkt alleen als iedereen weet hoe het uitgevoerd moet worden. Daarom traint u medewerkers regelmatig in hun rol tijdens incidenten. Dat kan eenvoudig met trainingen en simulaties. Bijvoorbeeld door jaarlijks een cyberaanval of stroomuitval te oefenen.

Dit heeft meerdere voordelen:

• Medewerkers weten precies wat zij moeten doen.
• Eventuele zwakke plekken in het plan worden zichtbaar.
• Iedereen krijgt vertrouwen dat het plan werkt.

Auditors waarderen organisaties die trainingen en oefeningen regelmatig uitvoeren. Dit toont namelijk aan dat uw organisatie serieus werk maakt van continuïteit en compliance.

Stap 6: Test en actualiseer regelmatig

Uw Business Continuity Plan is geen statisch document. Organisaties veranderen, en risico’s veranderen mee. Daarom is het belangrijk dat u uw plan regelmatig test en bijwerkt. Denk aan jaarlijkse evaluaties door interne auditors. Bij tests kijkt u kritisch naar vragen als:

• Werken alle maatregelen nog steeds zoals bedoeld?
• Zijn er nieuwe risico’s die in het plan moeten worden opgenomen?
• Zijn er verbeteringen nodig na eerdere oefeningen?

Regelmatig testen en verbeteren voorkomt verrassingen tijdens echte incidenten. Bovendien helpt dit audits vlotter te verlopen, omdat auditors kunnen zien dat u continu alert bent.

Hoe ondersteunt interne audit uw BCP?

Interne auditors hebben een belangrijke rol bij Business Continuity Management. Zij controleren onafhankelijk of het plan goed en volledig is. Auditors kijken bijvoorbeeld of alle belangrijke processen zijn meegenomen in uw plan en of herstelprocedures realistisch en effectief zijn.

Daarnaast toetsen auditors of u voldoet aan normen zoals ISO 22301 of ISO 27001. Goede auditresultaten geven stakeholders het vertrouwen dat uw organisatie voorbereid is op calamiteiten. Documentatie is hierbij belangrijk, omdat auditors bewijs nodig hebben dat u regelmatig traint, test en het plan actualiseert.

Uw interne auditteam kan daarom een waardevolle sparringpartner zijn bij het opstellen en onderhouden van uw Business Continuity Plan.

Veelgemaakte fouten en tips voor succes

Veel organisaties maken dezelfde fouten bij het opstellen van hun plan. Hieronder vindt u enkele aandachtspunten:

• Te veel focus op IT: Vergeet niet dat processen en medewerkers net zo belangrijk zijn.
• Niet regelmatig testen: Zonder oefenen weet u niet of uw plan werkt wanneer het écht nodig is.
• Onvolledige communicatieplannen: Heldere communicatie voorkomt verwarring tijdens incidenten.

Houd het plan praktisch en werkbaar. Betrek verschillende afdelingen, zodat iedereen begrijpt hoe het plan werkt en wat hun rol is. Zo voorkomt u problemen bij calamiteiten en houdt u audits eenvoudig en soepel.

Zorg ervoor dat uw organisatie goed voorbereid is. Controleer daarom vandaag nog of uw Business Continuity Plan compleet, helder en actueel is. Heeft u vragen of hulp nodig? De specialisten van Risguard denken graag met u mee.